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RFP para proyectos informáticos y tecnológicos

Request for proposal

RFP para proyectos informáticos y tecnológicos, un consultor externo siempre prodrá ayudarlo

 ¿Cuándo necesita un RFP mi organización?


El RFP se redacta usualmente al final de la fase de análisis de requerimientos de un proyecto. Entre más complejo, de alto impacto y de larga duración sea el proyecto, el RFP será de mayor valor para la organización. En proyectos pequeños (Por ejemplo aquellos con presupuestos menores de 10,000.00 dólares) quizá no valga la pena el esfuerzo a menos que el impacto del la solución sea substancial para la estrategia de la organización. Si tienes un proyecto mucho más pequeño o simple, quizás quieras considerar un proceso de evaluación informal en lugar de seguir todo el protocolo que conlleva un RFP. A continuación te presentamos una tabla que te puede apoyar esta decisión.


¿Por qué es necesario un RFP?


El RFP es una herramienta extremadamente valiosa para asegurar que los proveedores entreguen las soluciones exactas que tu proyecto necesita. Las principales ventajas de usar esta herramienta son:


  • Alineación interna: Obliga a la organización a establecer con claridad las necesidades existentes antes de involucrar a un proveedor.
  • Propuestas más precisas: Permite a los proveedores entender claramente las necesidades de su posible cliente de modo que pueda preparar una propuesta mejor y más precisa en términos de costos y tiempos.
  • Soluciones comparables: Asegura que cada proveedor recibe el mismo tipo de requerimientos y por lo tanto producir soluciones similares y comparables.
  • Transparencia: En compras de mayor cuantía, el RFP es el antídoto ideal para evitar o reducir suspicacias y para evitar caer en favoritismos.


Consejos adicionales

Otros puntos a considerar al preparar un RFP:


  • Un RFP no es un contrato: Este documento representa sólo una lista de requerimientos. No debe ser confundido con una oferta de trabajo. Para ello, necesitarás un contrato bien redactado que detalle los términos y condiciones que las partes involucradas han acordado.
  • Los proveedores deben absorber los costos de la propuesta: Cualquier gasto incurrido en preparar la propuesta debe ser cubierto solo por los proveedores que están respondiendo al RFP, no por la organización que lo origina.
  • El emisor del RFP manda en el proceso: Esto no quiere decir que puedas hacer lo que quieras, pero se puede asentar en el RFP que el solicitante se reserva el derecho de aceptar o rechazar una o todas las respuestas que reciba, aun si todos los requerimientos establecidos se cumplen.
  • Cuida la transparencia: Quizás resulte obvio pero es necesario cuidar la equidad y transparencia del proceso. Si alguno de los participantes te pide una cita para aclarar dudas, concede el mismo derecho a todos los participantes. Si algún proveedor tiene una duda, manda información con la respuesta a todos los involucrados.
  • No caigas en el juego de los proveedores: Ten cuidado con invitaciones a comer o prerrogativas que recibas de los proveedores. Aunque pueden ser muestras sinceras de su afecto, en este momento pueden viciar el proceso. Evita cualquier acercamiento con alguno de los proveedores durante el proceso de compra y aun después verifica las políticas de tu empresa acerca de ese punto.


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